راهنمای فرمول نویسی در Excel – بخش ششم (استفاده از توابع)

1 دقیقه خواندن
1
330
راهنمای فرمول نویسی در Excel – بخش ششم (استفاده از توابع)

استفاده از توابع

در بخش‌های قبل به استفاده از توابع اشاره شد. این مسئله در این بخش با شرح بیشتری بررسی خواهد شد. دو مسئله مهم برای کسب مهارت در استفاده از توابع وجود دارد. اولین مسئله، یادگیری چگونگی وارد کردن آنها در متن فرمول است. مسئله دوم، شناختن فرمولهای مورد نیازتان و آشنایی با عملكرد آنهاست. مسئله اول در این فصل بررسی شده و برخی از فرمولهای مهم در قسمتهای مختلف کتاب به صورت مثال و نمونه بررسی میشوند.

دو راه کلی برای وارد کردن توابع وجود دارد:

  • وارد کردن تابع به طور دستی
  • وارد کردن تابع با استفاده از گزینه مربوطه در ریبون (یا نوار ابزار)

حالت اول برای کاربران مسلط مناسب است، زیرا هم تابع مورد نظر خود را میشناسند و هم اینکه ترجیح میدهند با دستی وارد کردن فرمول در زمان صرفه جویی کنند. کسانی که به تابع مورد نظر خود مسلط نباشند بهتر است برای وارد کردن آنها از گزینهای که در ریبون قرار دارد استفاده کنند.
فراموش نكنید که توابع جزئی از فرمولها هستند. به عنوان مثال فرمول
=SIN(E7)^E6+COS(D7)+3 از دو تابع SIN و COS استفاده میکند.

وارد کردن توابع با کمك کادر محاوره توابع

هرگاه در حال وارد کردن یك فرمول باشید و در این زمان نیاز به وارد کردن تابعی در متن آن داشته باشید میتوانید از گزینهای که برای این کار در ریبون قرار دارد استفاده کنید. به عنوان مثال اگر قصد دارید فرمول ۵ تقسیم بر ۱+Sin25 را وارد کنید، عبارت +۱)/۵= ا نوشته، بعد از آن برای درج تابع SIN از روشهایی که در ادامه می‌آید استفاده کنید.
در نگارشهای ۲۰۰۷ تا ۲۰۱۳ روی آیكن fx که در زبانه
Home ریبون قرار دارد کلیك کنید و در نسخه های قدیمی اکسل گزینه Function که در منوی Insert قرار دارد را اجرا کنید. با این کار کادر محاورهای مانند آنچه در شكل بعد نمایش داده شده است باز خواهد شد.

در بالای کادر محاوره کادر بازشویی با عنوان Select a category وجود دارد. در این کادر دسته بندی‌های مختلف توابع وجود دارد. اگر مایل باشید میتوانید گزینه All را انتخاب کنید تا تمام توابع در لیست Select a function نمایش داده شوند. در غیر این صورت اگر بدانید که تابع مورد نظر شما در کدام دسته بندی قرار دارد، میتوانید آن دسته بندی را انتخاب کنید تا گزینه‌های کمتری در لیست نمایش داده شده و انتخاب تابع ساده‌تر شود. اگر در کادر دستهبندی گزینه Most Recently Used را انتخاب کنید، آخرین توابعی که
استفاده کرده‌اید نشان داده میشوند.
لیست
Select a function توابعی که در دسته بندی انتخاب شده قرار دارند را نشان میدهد. هرگاه روی یكی از توابع کلیك کنید مشخصات آن در پایین صفحه نشان داده میشود. به عنوان مثال اگر تابع IF را انتخاب کنید چنین توضیحاتی دریافت خواهید کرد :

خط اول، گرامر تابع را نشان میدهد. ورودیهای مختلف تابع با ویرگول از هم جدا میشوند. به این ترتیب مشخص است که تابع IF سه ورودی دارد. اگر عملكرد ورودیها را نمیدانید روی لینك Help که در پایین کادر قرار دارد کلیك کنید تا راهنمای تابع باز شود. خطهای بعدی، عملكرد فرمول را توضیح میدهند.

بعد از انتخاب تابع، کلید OKرا کلیك کنید تا کادر محاوره بعدی باز شود. شكل زیر کادر محاورهای که برای تابع IF باز میشود را نشان میدهد. این کادر برای توابع مختلف یكسان نیست.

باید تك تك ورودیهای اجباری و اختیاری مورد نظر خود را مشخص کنید. برای این کار روی آیكون که در کنار هر کادر قرار دارد کلیك کنید. با این کار، کادر محاوره کوچك میشود و منتظر میماند تا محدوده را با ماوس مشخص کنید. برای این کار هم میتوانید روی یك سلول کلیك کنید و هم میتوانید محدوده‌ای از سلولها را با کشیدن ماوس مشخص کنید. بعد از مشخص شدن محدوده، کلید Enter صفحه کلید را فشار دهید تا به کادر محاوره بازگردید. آدرس سلول یا سلولهایی که انتخاب کردهاید در کادر نمایش داده خواهد شد.
گاهی لازم است که به عنوان ورودی به جای ارجاع دادن به سلولها، مقداری را مستقیما وارد کنید. در این حالت کادر ورودی مورد نظر خود را انتخاب کرده، ورودی را تایپ کنید.

به عنوان مثال شكل زیر کادر محاوره درج تابع IF را بعد از مشخص شدن ورودیها نشان میدهد .

در این مثال دو ورودی اول با ارجاع به سلولهای دیگر مشخص شده و ورودی سوم مقدار ثابت ۲۰ را دارد. وقتی دکمه OK را کلیك کنید، فرمول در سلولی که در حال ویرایش متن فرمول آن بودید وارد خواهد شد. به عنوان مثال شكل زیر را ببینید.

فرض کنید فرمولی که قرار است در ستون Result قرار داشته باشد این است:

Factor x Min(Val.4 Val.3 Val.2 Val.1 ) + Max(Val.4 Val.3 Val.2 Val.1 )

نوشتن فرمول را آغاز میکنیم. برای این کار ابتدا *F3= را در G3 تایپ میکنیم. اکنون باید تابع مینیمم را وارد کنیم. گزینه درج تابع و بعد از آن تابع MIN را انتخاب میکنیم تا کادر محاوره شكل زیر باز شود :

برخی توابع میتوانند تعداد نامحدودی ورودی داشته باشند. تابع MIN از این نوع توابع است. هرگاه کادر دوم را پر کنید، کادر سوم باز میشود و اگر آن را هم پر کنید، کادر دیگری اضافه خواهد شد. در این مثال فقط یك کادر کافی است. روی علامت فلش قرمز کلیك میکنیم و محدوده Val.1 تا Val.4 را در ردیف۳ (که ردیف وارد کردن فرمول است) انتخاب میکنیم.

کلید Enter صفحه کلید را میفشاریم تا مقدار دریافت شود و به کادر محاوره درج فرمول بازگردیم.

حال روی دکمه OK کلیك میکنیم تا تابع درج شود.

برای وارد کردن ادامه فرمول سلول را انتخاب کرده، کلید F2 صفحه کلید را فشار میدهیم تا فرمول در حالت ویرایشی قرار گیرد. به دنباله آن عملگر + را اضافه میکنیم و این بار تابع Max را مشابه دفعه قبل با کمك کادر محاوره درج تابع وارد میکنیم.

اکنون میتوانیم فرمول را در سایر سلولها نیز کپی کنیم تا کار پایان یابد. در این فرمول نیازی به اصلاح شیوه ارجاعها (درج $ در محلهای مناسب) نیست.

وارد کردن توابع به طور دستی

وارد کردن توابع به طور دستی سریعتر است؛ اما برای این کار باید با توابع را بشناسید. به عنوان مثال فرض کنید با تابعهای MIN و MAX که در قسمت قبل مثال زده شد آشنا هستید، در این صورت میتوانید برای وارد کردن فرمولی که در مثال توضیح داده شد اینگونه عمل کنید:

۱. به سلول G3 بروید.

۲. عبارت *F3= را وارد کنید.

۳. در ادامه عبارت MIN را تایپ کنید. با این کار کادر راهنمایی که در شكل زیر نمایش داده شده است باز میشود و تمام توابعی که با عبارت MIN شروع میشوند را نشان میدهد. در این مرحله میتوانید بدون توجه به کادر، تایپ کردن فرمول را ادامه دهید. یا اگر مایل باشید میتوانید با ماوس روی گزینه مناسب دوبار کلیك کنید یا کلید TAB صفحه کلید را فشار دهید تا انتخاب شود.

۴. به یاد داشته باشید که ورودی توابع همیشه داخل پرانتز قرار دارد. اگر تابع را از منوی کادر راهنمای تابع انتخاب کرده باشید، پرانتزی در ادامه نام آن قرار خواهد گرفت. در غیر این صورت خودتان پرانتز را اضافه کنید. به این ترتیب تا این مرحله فرمول به صورت )F3*MIN= خواهد بود. پس از این کار، کادر راهنمایی مانند آنچه در شكل بعد نمایش داده شده است باز میشود. این کادر گرامر تابع مورد نظر را نشان میدهد. در این مثال مشخص است که تابع MIN تعداد نامحدودی ورودی دارد (زیرا در ادامه ورودیها سه نقطه قرار دارد) و به جز ورودی اول بقیه اختیاری هستند، زیرا داخل براکت قرار گرفته‌اند.

۵. با استفاده از ماوس یا صفحه کلید، محدوده Val.1 تا Val.4 را مشخص کنید. آدرس در متن فرمول قرار خواهد گرفت. در این مرحله فرمول به صورت F3*MIN(B3:E3= خواهد بود

۶. چون وارد کردن ورودیهای فرمول پایان یافته است، پرانتز را ببندید.

۷. علامت + را در ادامه فرمول وارد کنید. در این مرحله فرمول به صورت +(F3*MIN(B3:E3= خواهد بود.

۸. تابع )MAX را وارد کرده، ورودی آن را مشخص کنید.

۹. چون ورودیهای MAX نیز تكمیل شده‌اند، پرانتز را ببندید.

۱۰. کلید Enter را فشار دهید تا ورود فرمول پایان یابد. فرمول به صورت (F3*MIN(B3:E3)+Max(B3:E3= خواهد بود.

فرمولهایی که در این قسمت استفاده شدند میتوانستند تنها یك ورودی داشته باشند و ما نیز تنها از یك ورودی که محدوده ای از سلولها را مشخص میکرد، استفاده کردیم. بعد از این، نوشتن توابعی که بیش از یك ورودی دارند تمرین خواهد شد.
فرض کنید بخواهید مینیمم سلولهای
B3 و D3 را به دست آورید. برای این کار باید دو سلول گفته شده را به صورت دو ورودی مجزا به فرمول معرفی کنید، چون سلولها متوالی نیستند و مانند مثال قبل نمیتوانید برای معرفی آنها از یك محدوده استفاده کنید. در این حالت فرمول به صورت (MIN(B3,D3= نوشته میشود. توجه داشته باشید که ورودیهای مختلف را باید با ویرگول از هم جدا کنید. البته در بعضی سیستمها باید به جای ویرگول از نقطه-ویرگول (سمیکالن) استفاده کرد و این مسئله بستگی به تنظیم‌های پیشفرض ویندوز دارد. با توجه به آنچه گفته شد، میتوانید توابع فرمولی که به عنوان نمونه در جدول نوشته شد را با ورودیهای مجزا نیز بنویسید. ورودی تابع B3:E3، یعنی B3 تا E3 بود. این محدوده شامل D3 ،C3 ،B3 و E3 میشود. به این ترتیب فرمول اصلی که (F3*MIN(B3:E3)+MAX(B3:E3= بود را میتوان با فرمول زیر جایگزین کرد:

=F3*MIN(B3,C3,D3,E3)+MAX(B3,C3,D3,E3)

 

بارگذاری توسط pedram nouri
بارگذاری در ریاضی

1 نظر

  1. علی رضایی

    اردیبهشت ۷, ۱۳۹۸ at ۶:۰۴ ق.ظ

    خوب بود

    پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *